FDM von Anfang an mitdenken: Datenmanagementpläne

Was ist ein Datenmanagementplan?

Der sogenannte Datenmanagementplan (DMP) ist ein Dokument, in dem festgehalten wird, welche Maßnahmen und Strategien zum Umgang mit Forschungsdaten während der Projektlaufzeit und nach Abschluss eines Forschungsprojekts getroffen werden. Der DMP wird im Zuge der Projektplanung erstmalig erstellt und ermöglicht den Forschenden, sich entsprechend frühzeitig Gedanken darüber zu machen, wie sie mit ihren Daten umgehen wollen und was sie dazu brauchen. Er ist somit ein Instrument für Forschende, um das Forschungsdatenmanagement zu verbessern, in dem er auf strukturierte Weise dokumentiert, wie mit Forschungsdaten in allen Phasen des Datenlebenszyklus (Planung, Datenerhebung, -auswertung und -organisation, Datenschutz und -sicherheit, Kollaboration und Wissenstransfer, Archivierung und Veröffentlichung) umgegangen wird. Es handelt sich dabei um ein flexibles, lebendes Dokument. Das bedeutet: Im Laufe des Forschungsprojektes kann und soll der DMP angepasst werden, wenn sich beispielsweise während der Projektphase bestimmte Ansprüche an das Forschungsdatenmanagement verändern.

Welchen Nutzen haben DMP’s ?

Viele nationale und internationele Förderinstitutionen setzen zunehmend einen DMP als Teil des Antrages voraus.
Dies kann natürlich eine wichtige Motivation für Forschende sein, einen Datenmanagementplan zu erstellen. Darüber hinaus hat die Erstellung und Führung eines DMPs aber vor allem viele Vorteile für einen reibungsloseren Ablauf des Forschungsprojekts:

Ein verbindlicher, gut durchdachter und strukturierter DMP …

…bildet die Grundlage für das Forschungsdatenmanagement und verbessert damit die Forschung gemäß der guten wissenschaftlichen Praxis.

…verschafft einen Überblick über die benötigte Software und entsprechende Lizenzen.

… reduziert – bei Einhaltung des eigens erstellten Datensicherungskonzept – das Risiko von Datenverlust.

… reduziert – bei Einhaltung des eigens erstellten Datensicherungskonzept – das Risiko von Datenverlust.

…vereinfacht die Nachnutzung von Daten im Team und durch Dritte, da die Vorgehensweise durch die Dokumentation im DMP nachvollziehbar ist und Metadaten wichtige Informationen über die Forschungsdaten enthalten….ermöglicht, dass die Kommunikation und Zuständigkeiten aller Akteure von Anfang an mitgedacht und verbessert werden.

… bietet eine gute Grundlage und Struktur, um auch bei weiteren zukünftigen Forschungsprojekten eine Basis zu haben, auf der ein spezifischer DMP erarbeitet werden kann.

… fungiert als grundlegendes Nachschlagedokument für den Umgang mit Daten im Projekt: z. B. als Vorgehensbeschreibung gegenüber Dritten (Fördermittelgeber/Projektpartner), als Dokumentation für die Nachnutzung und als Grundlage für die technisch organisatorischen Maßnahmen (TOMs) der Datenschutzerklärung.

…dient langfristig als Ausgangspunkt der Strukturierung der eigenen Forschung, indem auf den vergangenen Erfahrungen im Datenumgang aufgebaut werden kann und dieser optimiert wird.

! All diese Aspekte führen auf lange Sicht zu einer Ersparnis von zeitlichen, personellen und materiellen Ressourcen.
Damit die Hauptsache im Fokus bleibt: das Forschen!

• Halten Sie allgemeine Informationen sowie entsprechende Rahmenbedingungen zum Projekt fest, beispielsweise die beteiligten Institutionen und Organisationen, Akteure, Fördermittelgeber*in, Projektlaufzeit sowie Kennnummern.
• Beschreiben Sie die Erhebung, Aufbereitung und Auswertung der Forschungsdaten. → Methode, Forschungsdesign, genutzte Software und Tools, Sekundär-/Primärforschung.
• Dokumentieren Sie die Beschaffenheit Ihrer Daten. → Dateiformate, Datenvolumen und Datenorganisation. Beschreiben Sie das genutzte Metadatenschema und erläutern Sie, wieso Sie dieses gewählt haben. Beschreiben Sie die benötigte Software zur Nutzung der Daten. Gehen Sie, wenn vorhanden, auf Maßnahmen zur Sicherung der Datenqualität (z. B. Methoden der Qualitätskontrolle, Gütekriterien) ein.
• Erläutern Sie, welche Maßnahmen es zur Datensicherung und -speicherung gibt. → Art und Ort der Speicherung, Maßnahmen zur Sicherung der Daten (Backups, Zugangs- und Zugriffsbeschränkung, Verschlüsselung etc.), Strategien im Umgang mit personenbezogenen Daten (z. B. durch ein Anonymisierungs-/Pseudonymisierungskonzept), Plattform/Tools zum kooperativen Arbeiten etc.
• Beschreiben Sie ihr Vorhaben und die Strategie in Bezug auf die Archivierung, Nachnutzung und Publikation (z. B. in einem Repositorium) Ihrer Forschungsdaten. → Achten Sie dabei auf Besonderheiten bei Nutzungs- und Urheberrechten sowie Lizenzen.
• Halten Sie die Verantwortlichkeiten für das Datenmanagement und ggf. die Zusammenarbeit mit anderen Akteuren fest.
• Welche (einmaligen und laufenden) Ressourcen für das Forschungsdatenmanagement werden benötigt (Personalkosten, Kosten für Repositorium oder Forschungsdatenzentrum, Gebühren für Tools und Software)?

Good Practice bei der Erstellung von DMPs:

1. Ernennen Sie eine verantwortliche Person für die Erstellung und Pflege Ihres DMPs. Im Idealfall sollte diese Person für die gesamte Projektlaufzeit für den Umgang mit Forschungsdaten zuständig sein.
   
2. Verwenden Sie eine geeignete DMP-Vorlage: z. B. eine fachspezifische Vorlage, eine Vorlage vom Research Data Management Organiser oder eine hochschulinterne Vorlage. Es gibt außerdem generische Checklisten oder Vorlagen für DMPs, die Ihnen eine weitere Orientierung geben können.  Wenn Ihr DMP Teil eines Antrags ist, dann beachten Sie, dass bei Drittmittelprojekten häufig Vorlagen von den fördernden Institutionen vorgegeben sind.
   
3. Seien Sie beim Ausfüllen Ihres Vorhabens im DMP so konkret wie möglich. Es sollten alle relevanten Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten enthalten sein.
   
4. Vermeiden Sie es, Formulierungen zu nutzen, welche inhaltlich keine Bedeutung haben. Angaben wie: „Personenbezogene Daten werden gemäß den Vorgaben der DSGVO behandelt.“ oder: „Die Forschungsdaten werden nach den FAIR-Prinzipien in einem Repositorium archiviert.“ helfen weder Ihnen beim Datenmanagement noch werden Sie von Drittmittelgebenden akzeptiert.  Manche Institutionen fragen Aspekte eines DMPs innerhalb Ihres Hauptantrages ab (z. B. DFG) andere fordern diesen separat und detaillierter ein (z. B. VW-Stiftung). Vermeiden Sie, die gleichen oder ähnliche Bausteine aus dem Gesamt-Antrag für Ihren DMP zu benutzen.
   
5. Wenn Sie sich am Anfang des Projekts über bestimmte Vorgehensweisen des Datenmanagements noch nicht sicher sind und darum eher allgemeine Formulierungen oder Platzhalter wählen: Markieren Sie diese Stellen, um sie später im Projekt genau zu definieren. Eine Fristsetzung zur Umsetzung kann hilfreich sein.
   
6. Ziehen Sie Data Stewards, Referent*innen für Forschungsdatenmanagement oder ähnliche Unterstützungsangebote hinzu. An einigen Hochschulen ist bereits dezidiertes Personal dafür vorhanden. Ist dies nicht der Fall, können Sie sich bspw. an FDM (Landes-)Initiativen oder ein Konsortium der Nationalen Forschungsdaten Infrastruktur (NFDI) z. B. KonsortSWD wenden.
   
7. Berücksichtigen Sie in der Budgetkalkulierung die Kosten bspw. für Datenverarbeitung, Anonymisierung, Archivierung und Publizierung und holen sich ggfls. Kostenvoranschläge ein. Diese Mittel können in der Regel gegenüber den Forschungsfördernden geltend gemacht werden.
   
8. Benennen Sie die Zusammenarbeit mit internen und externen
   Forschungsdatenmanagement-Stellen.   Dies wird Ihnen auch von den Drittmittelgebenden positiv ausgelegt!
   
9. Behandeln Sie den DMP als lebendiges, sich mit dem Projekt entwickelndes Dokument. Reagieren Sie auf Veränderungen Ihrer erhobenen Forschungsdaten oder Herausforderungen, die Sie in der Planungsphase nicht bedacht hatten und dokumentieren Sie diese. Planen Sie festgelegte DMP-Reviewzeitpunkte (z. B. zur Projektmitte und zum Projektende) mit ein.

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